Case Study: Odoo | De ultieme gids voor het installeren van laadpalen op het werk

In een vorig artikel, hebben we alles uitgelegd over de installatie en het gebruik van laadpalen aan huis voor eigenaren van elektrische en hybride auto's.

Vandaag willen we verder gaan in dit thema en een onderwerp aanpakken dat in 2022 bij veel bedrijven op tafel ligt: het plaatsen van laadpalen bij bedrijven.

Inderdaad, aangezien het aantal elektrische voertuigen (EV's) blijft stijgen naar aanleiding van de nieuwe wetgeving op bedrijfswagens, kiezen steeds meer bedrijven voor groenere voertuigen. Hierbij ligt de keuze om medewerkers te voorzien van laadpalen op de werkplek voor de hand.

Dit is in het bijzonder het geval van Odoo, de welbekende Belgische unicorn van computersoftware, die in januari 2021 een actieplan startte om vanaf 2024 geleidelijk wagens met verbrandingsmotoren uit hun catalogus te verwijderen.

Het is in deze context dat Odoo heeft besloten te investeren in de installatie van twee dubbele EDI elektrische laadpalen op de parkeerplaats van hun kantoren in Louvain-La-Neuve. De Odoo fleet managers, Corinne Dzierzgowski en Cécile Debois, zijn overeengekomen om ons over dit onderwerp te vertellen, en we zullen hierover alles met je delen.

In dit artikel :

Case study: Odoo

Voordat we tot de kern van de zaak komen, stellen we eerst de vloot van Odoo voor:

Dus hoe willen ze dit wagenpark elektrificeren?

“Werknemers kunnen hun bedrijfswagen kiezen uit een catalogus die jaarlijks wordt opgeknapt, met daarin zowel thermische, hybride als elektrische wagens.”, legt Cécile uit.

“Het bedrijf wil de komende jaren het aandeel auto's met verbrandingsmotor geleidelijk afbouwen tot het in 2024 uit de voorstellen verdwijnt”, vervolgt Corinne. “We gunnen onszelf dan de tijd om wagens met verbrandingsmotor volledig uit ons wagenpark te bannen. 2021 sluit daarmee het eerste jaar van ons actieplan naar een 100% elektrisch wagenpark af.”

Naar aanleiding van de toename van EV's in hun wagenpark besloot Odoo om een contract te sluiten met EDI voor de installatie van twee dubbele laadstations op het werk. Corinne en Cécile vertellen ons hoe het moet!

Welke laadpalen kiezen op het werk?

Jouw beslissing is genomen: je wilt elektrische laadpalen installeren in jouw bedrijf! Maar welke? En hoe veel?

Voordat je zelfs maar contact opneemt met leveranciers, is het essentieel om intern de balans op te maken aangepast aan jouw situatie en behoeften. Houd niet alleen rekening met het aantal elektrische en hybride auto's dat momenteel in jouw wagenpark aanwezig is, maar ook met de evolutie ervan in de komende jaren. Houd hierbij ook zeker rekening met het aandeel van jouw medewerkers dat thuis werkt en dus geen gebruik maakt van de laadstations op kantoor.

Als je eenmaal een idee hebt hoeveel stations je wilt, is de volgende stap wat onderzoek te doen om de laadpaal te vinden die het beste bij je past. Er bestaan verschillende soorten laadpalen die elk hun eigen bijzonderheden hebben. Laten we ze samen bekijken!

Openbare, semi-openbare of private laadpalen?

Afhankelijk van de ligging van jouw parkeerplaats (straat of op eigen terrein) en jouw specifieke wensen, kun je kiezen voor verschillende soorten laadpalen:

“ We hebben ervoor gekozen voor semi-openbare laadstations zodat de laadstations niet zichtbaar zijn op openbare kaarten, maar dat ze toch gebruikt kunnen worden door passerende klanten”, legt Corinne uit. "Bovendien bewaren we voor onze klanten een speciale betaalkaart om ze gratis op te laden als ze een afspraak met ons maken."

Geïntegreerde kabel?

Een ander belangrijk element om te overwegen bij het kiezen van jouw laadstations is de aanwezigheid van een kabel al dan niet geïntegreerd in het station.

Als herinnering, elke elektrische of plug-in hybride auto krijgt een oplaadkabel bij het verlaten van de garage, echter, een vergissing is snel gebeurd! Niemand wil voor het laadstation staan en beseffen dat de kabel thuis is gebleven.

Laten we de voor- en nadelen afwegen om een duidelijker beeld te krijgen van de twee opties:

Geïntegreerde kabel

➕ Werknemers kunnen hun voertuigen opladen op hun werkplek, zelfs als ze thuis hun kabel zijn vergeten.

➖ Een sleepkabel heeft de neiging om vuil en vocht op te nemen en kan snel beschadigd raken. Het laadstation zal dan ook volledig vervangen moeten worden als de kabel beschadigd is.

Geen geïntegreerde kabel

➕ Deze stations hebben over het algemeen een langere levensduur omdat ze onafhankelijk zijn van de toestand van de kabel.

➖ Werknemers moeten eraan denken om elke dag hun kabel mee te nemen.

"Gezien het grote aantal medewerkers dat dagelijks gebruik maakt van de laadpalen, hebben we gekozen voor laadpalen zonder geïntegreerde kabels. Door de langere gebruiksduur, stelt het ons in staat ten allen tijde operationeel zijn”, legt Corinne uit.

In kort, bespreek het binnen jouw bedrijf en vervolgens met jouw leveranciers. Rekening houdend met de hierboven genoemde punten, zullen zij je kunnen adviseren op basis van jouw behoeften.

Betaalde of gratis laadpalen?

Ook bepaal je zelf hoe je bijdraagt aan de oplaadkosten van jouw medewerkers. In feite, vergelijkbaar met een benzinekaart voor auto's met verbrandingsmotor, heb je de mogelijkheid om een deel of alle elektriciteit te betalen dat verbruikt wordt door elektrische en hybride voertuigen op de werkplek.

Kies je voor een openbare of semi-openbare laadstation, dan zijn er verschillende mogelijkheden:

In het geval van stations met badges is het vrij eenvoudig om de medewerkers te identificeren. Je kunt daarom bepalen dat een deel van of de gehele factuur rechtstreeks naar jouw bedrijf wordt verzonden.

Of je nu voor het één of het andere kiest, onthoud dat het systeem eerlijk moet zijn voor iedereen. Als je bijvoorbeeld een tankkaart aanbiedt aan eigenaren van auto's met verbrandingsmotor, plan dan een gelijkwaardig alternatief voor eigenaren van elektrische auto's.

Wat kosten deze laadpalen?

Je had het verwacht: het hangt er van af. De kosten voor het opzetten van laadstations in een bedrijf hangen namelijk af van het type stations dat je kiest, jouw leverancier, jouw elektrische installatie, jouw locatie en een hele reeks andere parameters.

Zelfs als het niet mogelijk is om je een precies cijfer te geven aangepast aan jouw situatie, kunnen we je toch een idee geven gebaseerd op Odoo. Voor hun twee dubbele laadstations op een open parkeerplaats, die tot vier auto's tegelijk kunnen laden, betaalden ze ongeveer €8.500 voor de laadstations en hun installatie.

Daarnaast zijn er meerdere upstream kosten :

Hier is ook een niet-limitatieve lijst van maandelijkse kosten die overwogen moet worden afhankelijk van de gekozen laadstations:

Houd er rekening mee dat er in de loop van het project andere kosten kunnen optreden afhankelijk van wat je wilt installeren..

Hoe lang duurt de installatie van deze laadpalen?

U kunt zich voorstellen dat als eenmaal de beslissing is genomen om laadpalen op jouw werkplek te installeren, deze niet van de ene op de andere dag beschikbaar zullen zijn. Dus hoe lang duurt het? Opnieuw, het hangt er van af. Maar dankzij het geval van Odoo kunnen we toch een idee krijgen.

“We waren in volledige lock-down, wat natuurlijk het hele proces vertraagde.”, legt Corinne uit. “ Desalniettemin, kan het voorbereidende gedeelte (voorafgaand aan de aanvraag voor installatie van de laadpalen) al ongeveer 3 maanden duren. Het gaat hier dan over onderzoek en beslissingen over de laadstations, voorwaarden, interviews met leveranciers en onderhandelingen, enz.”

Zodra het administratieve gedeelte in orde is, moet er ongeveer 6 weken gerekend worden om jouw nieuwe laadstations in gebruik te nemen. Het is in die tijd dat de klemmen worden besteld, dat de elektricien jouw elektrische installatie komt controleren en aanpassen, dat je met jouw elektriciteitsleverancier afspreekt om de benodigde extra elektrische stroom te krijgen en dat het bedrijf tenslotte de klemmen komt installeren.

Dit is duidelijk slechts een orde van grootte gebaseerd op het geval van Odoo. Deze tijden kunnen variëren, afhankelijk van jouw situatie en jouw behoeften. Als bijvoorbeeld blijkt dat de infrastructuur van jouw kantoren niet bevorderlijk is voor de installatie van laadstations, moet je werkzaamheden uitvoeren die het hele project vertragen. Als je daarentegen al precies weet welk type laadpaal en leverancier je nodig hebt voordat je met de voorbereidingen begint, zou je veel sneller kunnen gaan.

Let ook op want deadlines kunnen variëren afhankelijk van de context. Zo explodeerde een paar maanden na de installatie van laadstations bij Odoo het aantal bestellingen voor laadstations als gevolg van de terugkeer naar kantoor na de lock-down! Geef dus voldoende tijd om dit project af te ronden voordat jouw hele wagenpark een elektrische auto heeft.

Wie laadpalen zegt, zegt delen

Dat is alles, jouw stations zijn geïnstalleerd 🥳 Nu komt het gebruik van deze laadstations. Meerdere medewerkers zullen een beperkt aantal laadstations moeten delen, en wie delen zegt, zegt natuurlijk communicatie!

Als projectleider is het ook jouw verantwoordelijkheid om communicatie tot stand te brengen tussen gebruikers. Het kan veel problemen oplossen voordat ze zich voordoen.

Laten we een voorbeeld nemen: George laat zijn auto de hele werkdag aan het stopcontact, ook al is hij na een paar uur opgeladen, terwijl Martine haar auto moet opladen maar geen stations meer beschikbaar heeft. Martine herkent de auto van George helaas niet en kan hem daarom niet face to face aanspreken.

Deze situatie kan gemakkelijk worden verholpen. Je hoeft bijvoorbeeld alleen maar een speciale groep aan te maken voor gebruikers van elektrische auto's op jouw interne instant messaging-systeem en voila!

Deze groep is niet alleen handig voor de medewerkers maar ook voor jou! Het zal je inderdaad helpen om te detecteren wanneer de behoefte aan nieuwe laadpalen zich voordoet. Blijf op dit punt waakzaam en start het proces bij de eerste tekenen. Het idee is om niet te lang te wachten tot een punt waarop jouw medewerkers hun auto om de 2 uur moeten verplaatsen om plaats te maken voor de volgende. Inderdaad, zoals we eerder zagen, zit er altijd een vertraging tussen de besluitvorming en de ingebruikname van nieuwe laadpalen.

Enkele aandachtspunten

Houd er rekening mee dat het opzetten van laadpalen moet zijn opgenomen in een bredere strategie voor de elektrificatie van de vloot. Er moeten namelijk genoeg laadpalen zijn om te voldoen aan het aantal elektrische of plug-in hybride voertuigen van jouw wagenpark.

De beste optie hiervoor, en om je voor te bereiden op de belastingwijziging van 2026, is om een duidelijk actieplan op te maken om over te stappen op een 100% elektrisch wagenpark. Zo kun je anticiperen op veranderingen in het aandeel oplaadbare voertuigen en dus in het aantal benodigde laadstations.

Houd bij het maken van jouw voorspellingen echter rekening met een aantal belangrijke punten.

Allereerst wordt de automarkt in 2022 nog steeds beïnvloed door een tekort aan microprocessors, waardoor er enorme achterstanden ontstaan bij auto bestellingen

“In 2021 moesten we het jaar afsluiten met een groter aandeel plug-in voertuigen, maar we hadden slechts 30 hybride voertuigen besteld en in behandeling vanwege het tekort aan microprocessors die vertragingen veroorzaakt in de hele productielijn”, waarschuwt Cécile ons.

Soms moeten werknemers tot een jaar wachten op hun elektrische bedrijfswagen. Bij LIZY leveren we jouw leaseauto in 3 weken direct aan je deur!

Daarboven kunnen niet al jouw medewerkers het zich veroorloven om een laadpaal aan huis te installeren: “Veel van onze medewerkers wonen in de binnenstad, verhuren hun woonruimte of delen zelfs een woonruimte. Aangezien het netwerk van openbare laadstations nog niet voldoende is uitgebreid, vormen de laadpalen op het werk een aanzienlijk comfort voor hen”, vervolgt CécileDaarboven kunnen niet al jouw medewerkers het zich veroorloven om een laadpaal aan huis te installeren: “Veel van onze medewerkers wonen in de binnenstad, verhuren hun woonruimte of delen zelfs een woonruimte. Aangezien het netwerk van openbare laadstations nog niet voldoende is uitgebreid, vormen de laadpalen op het werk een aanzienlijk comfort voor hen”, vervolgt Cécile.

Als je deze twee dingen in gedachten houdt, kan je jouw actieplan definiëren om het je wagenpark te elektrificeren. Zo krijgt je een beter beeld van de benodigde investeringen in laadpalen voor de komende jaren. Vergeet echter niet regelmatig de theorie met de praktijk te vergelijken om op de goede weg te blijven.

Hulp nodig bij het opstellen van jouw actieplan? LIZY ondersteunt KMO's bij de elektrificatie van hun wagenpark. Neem contact op met onze mobiliteitsexperts om te profiteren van ons advies.

Odoo's advies voor het opzetten van jouw laadpalen

Dit was de tweede keer dat Corinne verantwoordelijk was voor een project om laadpalen op haar werkplek te installeren, aangezien ze hier ook verantwoordelijk voor was in haar vorige baan. De wagenparkbeheerder van Odoo stemde ermee in haar meest waardevolle advies met ons te delen.

“Het belangrijkste is om de juiste mensen te vinden. Aangezien dit een vrij nieuwe sector is, zijn niet alle laadpaalbedrijven hetzelfde. Het is essentieel om zorgvuldig de leverancier te selecteren waarmee je wilt werken. Mijn suggestie: bel de leverancier of stel een afspraak voor voordat je iets tekent.”

Corinne vervolgt: “Maak van de gelegenheid gebruik om zoveel mogelijk vragen stellen. Wij zijn geen professionals in elektrische klemmen, dat is heel normaal! Het probleem is dat de leveranciers en de mensen in deze industrie dat zijn, en de neiging hebben om te vergeten dat niet iedereen dat is doordat ze volledig ondergedompeld zijn in deze wereld. Aarzel dus niet om jouw praktische vragen te stellen zodra ze zich voordoen. De sleutel tot succes is om ervoor te zorgen dat je precies weet wat er van je wordt verwacht bij elke stap: voor, tijdens en na de installatie van de laadstations.”

Bovendien adviseert Corinne uit ervaring een gespecialiseerde onafhankelijke elektricien te contracteren in dit soort projecten in de plaats van de leverancier van de laadstations ook voor de elektrische installatie te laten zorgen.

“Een elektricien weet meer over elektrische installaties, hij kan je een uitgebreide inventaris geven en zet alles klaar zodat het laadstationbedrijf enkel de stations hoeft te komen installeren. Een elektricien zal geen probleem hebben om jouw elektrisch vermogen aan te passen en vervolgens de kabels te trekken naar de laadstations terwijl de rest van jouw installatie behouden blijft.”

Jouw checklist voor een succesvolle installatie van laadpalen op het werk

Corinne deelt met ons haar checklist met de te volgen stappen om laadstations op je werkplek te installeren. Bewaar dit artikel in jouw browser om het gemakkelijk terug te vinden.

Voorbereidende werkzaamheden

Installatie

Als één van de aanbiedingen aanvaardbaar zijn voor jouw bedrijf,

Conclusie

De waarheid is dat elk bedrijf dat groot genoeg is, vroeg of laat elektrische laadstations op zijn werkplek zal moeten installeren. Dus je kunt net zo goed voorbereid zijn!

Ons beste advies is om zo snel mogelijk na te denken over een actieplan, zodat je tijd hebt om het vóór de belastingwijziging van 2026 in te voeren.

Met deze handleiding heb je nu een beter beeld van je laadpaalmogelijkheden, de prijs die je mag verwachten, hoe lang de installatie mag duren en waar je als projectmanager op moet letten. Je hebt ook een uitgebreide checklist van wat je moet doen om jouw project te voltooien.

Dan rest ons nog enkel om je succes te wensen met je gloednieuwe installatie!